Dernekler için sosyal medya yönetimi: gönüllü değişse de hesap nasıl aynı kalır?

Dernekler için sosyal medya yönetimi neden her dönem değişiyor?

Gönüllüyle yürüyen bir hesap, nöbet defteri tutulmayan bir nöbet yerine benzer. Her gelen kendi bildiği gibi çalışır, giden de öğrendiklerini yanında götürür. Defter olsaydı yeni gelen ilk gün ne yapacağını bilirdi.

Derneklerde sorun çoğu zaman gönüllünün yeteneği değildir. Kurumun nasıl konuştuğu hiçbir yere yazılmamıştır. Bir dönem resmî, bir dönem esprili, bir dönem yalnızca afiş paylaşan bir hesap bu yüzden ortaya çıkar.

Maaşlı ekiplerde bu bilgi işe alım ve devir süreciyle bir ölçüde korunur. Bunu ajans mı, şirket içi ekip mi yazısında ele aldık. Gönüllü düzeninde ise devir genellikle bir parola ve birkaç cümlelik mesajla yapılır. Çözüm, devri bir belgeye bağlamaktır.

Hesap devir kılavuzu şablonu: 6 bölüm

Aşağıdaki altı bölümü tek bir belgeye kopyalayın ve kurumunuz için doldurun. Bir sayfayı geçmemesi önemli, çünkü uzun kılavuz okunmaz. Her bölümün yanına son güncelleme tarihini yazın.

1. Kurumu tek cümleyle yazın.Kim olduğunuzu, kime ne yaptığınızı ve nerede çalıştığınızı tek cümlede söyleyin. Her gönüllü profil yazısında ve tanıtım gönderisinde aynı cümleyi kullanır.
2. Hitap biçimini seçin.Takipçiye "siz" mi "sen" mi diyeceğinizi, kurum için "biz" mi yoksa kurumun adı mı kullanılacağını yazın. Bir örnek cümle ekleyin.
3. Yasak ifadeleri listeleyin.Kullanılmayacak kelimeleri ve kalıpları açıkça yazın. Yardım alan kişiyi küçülten, acıma uyandırmaya dayanan ya da kurumun söz veremeyeceği ifadeler bu listeye girer.
4. Hazır şablonları ekleyin.Sık paylaşılan dört beş gönderi türü için birer taslak koyun: etkinlik duyurusu, kampanya sonucu, gönüllü çağrısı, teşekkür, acil çağrı. Gönüllü boşlukları doldurur, gerisini değiştirmez.
5. Onay sırasını yazın.Hangi gönderiyi gönüllünün tek başına paylaşabileceğini, hangisinin yönetim kurulundan bir kişinin onayını beklediğini belirtin. Bağış çağrısı ve rakam içeren her gönderi onaya gitsin.
6. Erişim listesini tutun.Hesaba kimin hangi yetkiyle girdiğini, hangi tarihte eklendiğini ve kimin çıkaracağını yazın. Parola bu listeye yazılmaz, çünkü aşağıda anlattığımız düzende parola paylaşılmaz.

Görsel kurallar da bu belgeye bir satırla bağlanabilir: renkler, yazı tipi ve şablon dosyalarının yeri. Bu kuralları kurmak için Instagram ızgarası nasıl tasarlanır yazısındaki adımlara bakabilirsiniz.

Kılavuzu doldururken örnek satırlar

Belgeyi boş şablonla bırakmak yetmez. Her satırın yanına somut bir örnek yazmak, yeni gelen gönüllünün kuralı yorumlama ihtiyacını ortadan kaldırır.

Bölüm	Belirsiz yazım	Kullanılabilir yazım
Kurum cümlesi	Toplumun yararına çalışan bir derneğiz.	Mahallemizdeki ortaokul öğrencilerine hafta sonu ücretsiz etüt veren bir gönüllü derneğiyiz.
Hitap	Samimi bir dil kullanın.	Takipçiye "siz" deriz. Kendimizden "biz" diye söz ederiz.
Yasak ifade	Olumsuz dil kullanmayın.	"Muhtaç", "zavallı" gibi kelimeleri yazmayız. Kişiyi değil, yapılan işi anlatırız.
Onay	Önemli gönderileri sorun.	Bağış rakamı, kampanya ve basına dönük her gönderi yayından önce sekretere gider.
Şablon	Etkinlikleri duyurun.	Ne, ne zaman, nerede, kim katılabilir, nasıl başvurulur. Beş satır, bu sırayla.

Hangi gün ne paylaşılacağı bu kılavuzun işi değildir. Onun için ayrı bir tablo tutun. Aylık içerik takvimi yazısındaki şablon gönüllü düzeninde de çalışır. Takvimin sorumlu sütununa kişi adı yerine görev adı yazmak, gönüllü değiştiğinde tabloyu bozmaz.

Hesap erişimi parola paylaşmadan nasıl devredilir?

Parolası el değiştiren bir hesap, anahtarı kopyalanıp dağıtılan bir kapıya benzer. Kimde kopya kaldığını kimse bilmez. Meta'nın araçları bunun yerine her kişiye kendi hesabıyla yetki vermeyi sağlar.

• Facebook Sayfası ve Instagram hesabını kurumun işletme portfolyosuna bağlayın. İşletme portfolyosu, eski adıyla Business Manager, sayfaları ve hesapları tek yerden yönetmeye yarayan Meta aracıdır.
• Gönüllüyü kendi hesabıyla davet edin. Meta Business Suite'te Ayarlar, ardından sol menüde Kişiler ve sağ üstte Kişileri davet et adımlarını izleyin. E-posta adresi, kişinin Facebook hesabında kullandığı adresle aynı olmalı ve kişi daveti kabul etmeli.
• Yalnızca gereken yetkiyi verin. Meta, kişilere işini yapmak için ihtiyaç duyduğu düzeyde erişim atanmasını öneriyor. Gönüllüye portfolyonun tam kontrolünü değil, yöneteceği sayfa ya da hesap için gereken izni verin.
• Tam kontrolü en az iki kişide tutun. Bunlar dönemden döneme değişmeyen kişiler olsun, örneğin yönetim kurulundan iki üye. Meta da bir kişi ayrıldığında yönetimin sürmesi için birden fazla tam kontrol sahibi olmasını öneriyor.
• Görev bitince erişimi kaldırın. Ayarlar, Kişiler, kişinin adı ve Kaldır adımlarıyla. Kişi portfolyodan çıkarıldığında Sayfa ve Instagram dahil erişimi olan bütün varlıklara erişimi de kalkar.

Sayfa işletme portfolyosuna bağlı değilse Facebook Sayfasının kendi ayarlarından da kişi eklenebilir. Meta burada Facebook erişimi ve görev erişimi adında iki düzey tanımlıyor. Erişimi başkasına verebilmek için sizin tam kontrole sahip olmanız gerekiyor.

İki adımlı doğrulama birden çok yöneticiyle nasıl çalışır?

İki adımlı doğrulama, girişte parolanın yanına telefona gelen ya da uygulamada üretilen bir kodun eklenmesidir. Gönüllü düzeninde en sık karışan nokta, kodun kimin telefonuna geldiğidir. Parola paylaşılan bir hesapta kod tek bir kişinin telefonuna bağlıdır ve o kişi ayrılınca hesap kilitlenebilir.

İşletme portfolyosu düzeninde ise herkes kendi Facebook hesabında kendi doğrulamasını açar. Tam kontrol sahibi biri, Meta Business Suite'te Ayarlar, İşletme portfolyosu bilgileri ve İşletme seçenekleri altından bu doğrulamayı zorunlu kılabilir. Seçenekler yalnızca yöneticiler, herkes ya da hiç kimsedir. Gönüllü düzeni için herkes seçeneği daha güvenlidir.

Meta, bazı eski portfolyolarda bu gerekliliği kendisi açar ve kapatılmasına izin vermez. Gereklilik açıldığında doğrulaması olmayan kişiden bir sonraki girişinde bunu ayarlaması istenir.

Teslim günü: devir listesi

Kılavuz hazırsa devir yarım saatlik bir görüşmeye iner. Giden ve gelen gönüllü aynı masada şu listeden geçer.

• Yeni gönüllü daveti kabul etti ve hesaba kendi girişiyle girebiliyor.
• Kendi Facebook hesabında iki adımlı doğrulama açık.
• Kılavuzu okudu ve bir şablonla deneme gönderisi hazırlayıp onaya gönderdi.
• Yarım kalan işler, bekleyen mesajlar ve planlanmış gönderiler ona aktarıldı.
• Giden gönüllünün erişimi kaldırıldı ve erişim listesine tarihiyle işlendi.
• Kılavuzda eskiyen bir satır varsa güncellendi.

Fotoğraf ve videoda görünen kişilerden alınacak izinler ile bağış çağrılarının mevzuata uygunluğu bu listeye girmez. Bunun için kurumunuzun hukuk danışmanına başvurun. Sahada hangi içeriklerin işe yaradığını STK, vakıf ve dernekler sayfasında anlattık.

Gönüllüler sahada malzemeyi toplarken dili, şablonları ve takvimi sabit tutacak biri ararsanız sosyal medya yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulanlar

Hesap devir kılavuzu kaç sayfa olmalı?

Bir sayfa. Uzun belge okunmaz ve güncellenmez. Ayrıntı gereken yerde, örneğin görsel kurallarda, belgeden ayrı bir dosyaya bağlantı verin.

Gönüllüye hesabın parolasını vermek neden sorun?

Parola kimde kaldığı bilinmeden dolaşır ve iki adımlı doğrulama kodu tek bir kişinin telefonuna bağlı kalır. İşletme portfolyosunda her kişi kendi hesabıyla girer ve görevi bitince erişimi Ayarlar'daki Kişiler bölümünden kaldırılır.

Hesabın tam kontrolü kimde olmalı?

Dönemden döneme değişmeyen en az iki kişide. Gönüllülere yalnızca yönetecekleri sayfa ya da hesap için gereken izin verilir.

Kılavuzu kim güncellemeli?

Hesabın tam kontrolüne sahip kişilerden biri. Her devirde eskiyen satırlar gözden geçirilir ve belgeye son güncelleme tarihi yazılır.