Sanayi firmaları için web sitesi: teklif formu nasıl hazırlanır?

Talepler neden eksik geliyor?

Terziye telefonla "bir takım elbise ne kadar?" diye sorduğunuzu düşünün. Ölçü, kumaş ve teslim günü bilinmeden verilen her rakam tahmindir. Genel iletişim formundan gelen "fiyat alabilir miyiz?" mesajı da böyledir.

Ad, e-posta ve mesaj kutusundan oluşan bir form, alıcıya ne yazacağını söylemez. Alıcı aklına geleni yazar, satış ekibi de adet, malzeme ve termin için geri döner. Her soru bir gün kaybettirebilir ve alıcı bu arada başka bir firmadan fiyat almış olabilir.

Çözüm, soruları baştan sormaktır. Sanayi ve üretim sektörü sayfamızda teklif formunun gerekli olduğunu söylemiştik. Bu yazı formun kendisini veriyor.

Teklif formu şablonu: hangi alan zorunlu?

Aşağıdaki tabloyu sitenizi yapan kişiye olduğu gibi iletebilirsiniz. Zorunlu alanlar, onsuz teklif hazırlanamayan bilgilerdir. İsteğe bağlı alanlar teklifi hızlandırır ama alıcıyı formdan kaçırmamak için mecbur tutulmaz.

Alan	Zorunlu mu?	Alan türü ve not
Ad soyad, firma adı	Zorunlu	Kısa metin
E-posta	Zorunlu	Teklif buraya gider
Telefon	İsteğe bağlı	Acil işlerde hızlı dönüş için
Talep türü	Zorunlu	Seçenek: katalogdaki ürün · çizime göre üretim · numune
Ürün ya da parça adı, kodu	Zorunlu	Ürün sayfasından gelindiyse kendiliğinden dolsun
Adet	Zorunlu	Sayı ve birim: adet, kg, metre
Tekrar sıklığı	İsteğe bağlı	Seçenek: tek sefer · aylık · yıllık sözleşme
Malzeme	Zorunlu	Açılır liste ve "bilmiyorum, önerin" seçeneği
Termin	Zorunlu	Tarih ya da "acil değil" seçeneği
Teslim yeri	Zorunlu	Şehir ve ülke, nakliye hesabı için
Çizim ya da teknik dosya	İsteğe bağlı	Dosya yükleme, birden çok dosya
Yüzey işlemi, tolerans, standart	İsteğe bağlı	Kısa metin
Ek not	İsteğe bağlı	Serbest metin kutusu

Çizim dosyasını zorunlu yapmayın. Katalogdaki standart bir ürünü isteyen alıcının çizimi yoktur ve bu alan onu formdan çıkarır. Çizime göre üretim seçildiğinde dosya alanını öne çıkarmak yeterlidir.

Formu kurmanın 6 adımı

1. Geri dönüp sorduklarınızı toplayın.Satış ekibinize son gelen talepleri açtırın ve teklif vermeden önce alıcıya ne sorduklarını listeleyin. Formun soruları bu listeden çıkar, şablondaki alanları ona göre ekleyip çıkarın.
2. Zorunlu alanı az tutun.Her zorunlu alan, alıcının formu yarıda bırakması için bir sebeptir. Teklif vermeden olmayacak bilgiyi zorunlu yapın, gerisini isteğe bağlı bırakın.
3. Seçenek sunun.Malzeme, talep türü ve tekrar sıklığı için açılır liste kullanın. Her listeye "bilmiyorum" ya da "diğer" seçeneği koyun, alıcı emin olmadığı yerde takılmasın.
4. Dosya yüklemeyi açın.Kabul ettiğiniz dosya türlerini ve boyut sınırını alanın hemen altına yazın: PDF, DWG, STEP gibi. Dosya sınırı aşıyorsa alıcının paylaşım bağlantısı yapıştırabileceği bir kutu ekleyin.
5. Talebi doğru kişiye gönderin.Form kişisel bir e-postaya değil, birden çok kişinin gördüğü ortak bir adrese düşsün. Talep türüne göre ilgili birime gitmesi de ayarlanabilir.
6. Kendiniz deneyin.Telefondan ve bilgisayardan birer talep gönderin, büyük bir dosya ekleyin. E-posta geldi mi, dosya açılıyor mu, alıcıya gösterilen ekran doğru mu, kontrol edin.

Form sitede nereye konur?

Alıcı teklif istemeye çoğu zaman bir ürünü incelerken karar verir. Formu tek bir iletişim sayfasına saklarsanız alıcı ürün adını aklında tutup oraya gitmek zorunda kalır.

• Her ürün sayfasında bir "teklif iste" düğmesi. Düğme formu açsın, ürün adı ve kodu kendiliğinden dolsun.
• Menüde ayrı bir teklif sayfası. Katalogda olmayan, çizime göre yapılacak işler için.
• İletişim sayfasında genel form ayrı kalsın. İş başvurusu ve tedarikçi teklifleri teklif kutusuna karışmaz.
• Telefonda ilk ekranda görünsün. Düğme sayfanın dibinde kaybolmasın.

Ürün kodunun formda kendiliğinden dolması için kodun sitede, katalogda ve teklifte aynı yazılması gerekir. Bunun düzeni ürün kataloğu nasıl hazırlanır yazısında anlatılıyor.

Gönderimden sonra alıcı ne görmeli?

"Mesajınız alındı" yazısı alıcıya bir şey söylemez. Gönderimden sonra açılan ekran ve otomatik e-posta şu dört şeyi taşımalıdır.

• Talebin alındığı ve ne zaman dönüleceği. Kendi gerçek sürenizi yazın, tutamayacağınız bir süre vermeyin.
• Talep numarası ya da talebin kısa özeti: ürün, adet, termin.
• Acil işler için aranabilecek telefon numarası.
• Bekleme sırasında bakılabilecek bir sayfa: katalog, belgeler ya da makine parkı.

Bu ekran ölçüm için de işe yarar. Google Analytics 4'ün gelişmiş ölçümü, form gönderimini form_submit adlı olayla kaydedebilir. Teklif formunun neden asıl dönüşüm sayılması gerektiğini dönüşüm takibi olmadan reklam yazısında anlattık.

Google, Analytics'e kişiyi tanımlayan bilgi gönderilmemesini şart koşar. Teşekkür sayfasının adresine alıcının adını ya da e-postasını eklemeyin.

Siteyi yenilerken teklif sayfasının adresi değişiyorsa eski adresi yenisine yönlendirmeyi unutmayın. Ayrıntısı web sitesini yenilerken SEO yazısında. Formu ürün sayfaları ve ölçümüyle birlikte kurduğumuz işleri web sitesi tasarımı sayfasında anlattık.

Sık sorulanlar

Formda fiyat aralığı ya da bütçe sormalı mıyız?

Sanayide alıcı çoğu zaman fiyatı sizden öğrenmek için yazar, bütçe sorusu onu durdurabilir. Sormak isterseniz isteğe bağlı bırakın.

Alan sayısı çok olursa form doldurulmaz mı?

Uzunluktan çok zorunlu alan sayısı önemlidir. İsteğe bağlı alanları atlanabilir biçimde gösterirseniz form uzun görünse de doldurulur.

Formun yanında WhatsApp düğmesi de olmalı mı?

Olabilir, bazı alıcılar yazmayı tercih eder. Ama WhatsApp'tan gelen talep de aynı bilgileri ister, satış ekibine şablondaki soruları hazır mesaj olarak verin.

Müşterinin gönderdiği çizimleri nasıl korumalıyız?

Dosyalar yalnızca ilgili kişilerin erişebildiği bir yerde tutulmalı. Saklama süresi ve gizlilik yükümlülükleri hukuki konudur, danışmanınıza sorun.